Bila sebelumnya sudah membahas tentang apa itu manajemen dan jenjang manajemen, kali ini akan mengulas tentang bidang- bidang manajeman , fungsi dari manajemen dan contohnya.

Secara singkat  fungsi manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atau biasa disingkat dengan 4 P.

Fungsi Manajemen

Perencanaan (Planning) 

Perencanaan merupakan fungsi pertama dan paling utama dalam sebuah manajemen. Sebab lewat sebuah perencanaan akan menentukan setiap kegiatan dan fungsi melalui arahan pada bagian perencanaan. Perencaan adalah proses awal dari sebuah manajemen untuk menentukan kemana tujuan dan langkah-langkah yang harus di lakukan untuk menetapkan goal sebuah organisasi.

Setiap tindakan atau kegiatan yang dilakukan seorang atau lembaga tentu memiliki tujua, dan guna menetapkan dan mencapai tujuan tersebut perlu dibuat sebuah perencaan yang matang tentang:

1. 1. Apa (what)

Apa yang harus dicapai & rumusan seperti apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

1. 2. Dimana (Where)

Dimana tempat atau lokasi yang paling ideal. (Manajer harus mampu menentukan tempat atau lokasi  tentang pekerjaan tersebut dengan memperhatikan aspek ekonomis, sosial, dan teknis).

1. 3. Mengapa dan (Why)

Mengapa hal tersebut yang menjadi tujuan, bukan yang lain. (seorang pemimpin harus dapat menjawab tentang alasan dan analisisnya).

1. 4. Kapan akan dilakukan (When)

Kapan pekerjaan selesai dikerjakan (seorang manajer juga harus dapat mengambil keputusan tentang  jadwal pekerjaan harus diselesaikan).

1. 5. Siapa (Who)

Siapa orang-orang yang dipilih hendak melakukan pekerjaan tersebut. (manajer harus dapat mempertanggungjawabkan mengapa orang-orang tersebut dipilih untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut, bukan yang lain dengan tetap memperhatikan asas-asas “the right man of the right place”).

1. 6. Bagaimana (How)

Bagaimana langkah dan cara untuk melaksanakannya. (seorang manajer harus mampu mempertanggungjawabkan mengapa orang – orang itu yang dipilih untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, bukan yang lainnya dengan memperhtikan asas-asas “the right man of the right place”).

Pengelompokan perencaan berdasarkan jenjang manajemen

 Dalam sebuah perusahaan  skala besar setidaknya terdapat tiga tiga jenjang manajemen, yakni manajemen puncak atau biasa disebut sebagai manajemen eksekutif, manajemen madya (manajemen administrasi) dan manajemen operasional (manajemen supervisor) Untuk lebih jelasnya mengenai perencanaan berdasarkan jenjang manajemen klik disini

Syarat-syarat sebuah perencanaan yang baik

• • Memiliki tujuan yang jelas.
  • Sifatnya sederhana (simple), tidak terlalu sulit untuk dilaksanakan.
  • Memuat tentang analisis-analisi terhadap pekerjaan yang hendak dikerjakan.
  • Fleksible, dapat disesuaikan sesuai dengan perkembangan yang ada.
  • Memiliki keseimbangan, keselarasan antara tanggung jawab dan tujuan setiap bagian dengan tujuan akhir perusahaan yang hendak ditetapkan.
  • Memiliki sebuah kesan bahwa segala sesuatunya telah tersedia dan dapat digunakan secara efektif serta berdaya guna.

Manfaat dari sebuah perencanaan

• • Menjadikan tugas menjadi tepat dan kegiatan setiap unit teroganisasi pada tujuan yang sama
  • Menghindarkan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi
  • Memuat standar-standar atau batasan-batasan maupun biaya, sehingga dapat memudahkan dalam hal pengawasan
  • Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan

Pengorganisasisaan (Organizing)

Fungsi manajemen yang kedua adalah sebagai pengorganisasian, yang merupakan keseluruhan proses pengolompokkan orang-orang, alat-alat, tugas, tanggung-jawab, & wewenang sehingga tercipta kesatuan yang dapat digerakkan untuk mencapai tujuan dari sebuah organisasi/perusahaan.

Unsur-unsur dalam organisasi

• • Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama.
  • Melakukan kegaitan yang sebelumnya telah ditetapkan.
  • Seluruh kegiatan diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Manfaat pengorganisasian

• • Untuk mengelompokkan atau membagi tugas sesuai keadaan dan kebutuhan perusahaan
  • Menciptakan spesialisasi dalam melaksanakan tugas
  • Anggota organisasi dapat mengetahui tugas-tugas yang hendak dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan

Fungsi pengorganisasian

• • Sebagai pendelegasian wewenang dari manajemen puncak ke bagian palaksana
  • Terdapat pembagian tugas yang jelas
  • Memiliki manajer puncak yang profesional guna mengkoordinasi semua kegiatan.

Bentuk organisasi

1. 1. Organisasi kemiliteran

Dapat digambarkan seperti dibawah ini

2. Organisasi fungsional

Dapat digambarkan seperti dibawah ini

3. Organisasi garis dan staf

Dapat digambarkan seperti dibawah ini

Pengarahan (Directing) 

Fungsi yang ketiga adalah pengarahan atau Directing. Merupakan kegiatan mengarahkan secara keseluruhan karyawan untuk dapat bekerja sama serta bekerja secara efektif guna membantu tercapainya perusahaan. Pengarahan ini dilakukan pemimpin dengan menugaskan agar mengerjakan semua tugasnya dengan baik dan benar. Beberapa fungsi pengarahan yang dapat dilakukan, diantaranya:

• • Mengimplementasikan suatu proses kepemimpinan, pembingbingan, serta memberikan motivasi kepada karyawan agar dapat bekerja secara efektif dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan
  • Memberi tugas dan penjelasan secara rutin mengenai pekerjaan
  • Menjelaskan semua kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya

Pengawasan (Controling) 

Adalah fungsi manajeman yang tidak kalah penting yang digunakan untuk mengeroksi yang terjadi berdasarkan perencanan yang telah ditetapkan demi tercapainya sebuah tujuan organisasi.

Tujuan dari pengawasan

• • Untuk memastikan semua pekerjaan sesuai dengan perencanaan
  • Mencegah terjadinya kesalahan
  • Mengadakan koreksi terhadap kegagalan yang terjadi
  • Memberikan jawaban atas kesalahan yang terjadi

Pengawasan yang efektif hendaknya

• Sesuai urutan (routing)

Manajer harus dapat menetapkan jalur atau tata cara untuk mengetahui dimana letak kesalahan yang sering terjadi

• Menetapkan waktu (scheduling)

Sebaiknya manajer menetapkan kapan tugas dari pengawasan di lakukan. Pengawasan yang terjadwal terkadang tidak begitu efiesin  dalam hal menemukan kesalahan karena orang orang telah terlebih dahulu bersiap-siap untuk menyembunyikan kesalahanya. Pengawasan yang secara tiba-tiba terkadang lebih berguna dan efektif daripada pengawasan yang terjadwal.

• Perintah pelaksanaan (dispatching)

Adalah prinsip pengawasan berupa perintah terhadap suatu pekerjaan agar pekerjaan dikerjakan sesuai dan tepat waktu. Melalui perintah ini, diherapkan pekerjaan yang terkatung-katung dapat di identifikasi penyebabnya.

• Tindak lanjut (follow up)

Bila seorang pemimpin telah menemukan kesalahan, maka tugas selanjutnya adalah menemukan solusi atau atau jalan keluar atas kesalahan tersebut. Seorang pemimpin harus dapat memberikan petunjuk pada bawahan agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali

Bidang-bidang Manajemen

Dalam sebuah perusahaan skala besar, setidaknya terdapat pembagian atau bidang bidang manajemen yakni, manajemen produksi, manajemen pemasaran, manajemen keuangan, manajemen personalia, dan manajemen adminsitrasi.

Manajemen produksi 

Merupakan rangkaian kegiatan yang terencana & terkendali dalam rangka mengubah input  menjadi output serta melakukan evaluasi terhadap output melalui feed back atau umpan balik. Terdapat 2 hal penting yang menjadi perhatian dalam manajemen produksi,yakni:

• • Perencanaan sistem produksi

Ketika dalam kegiatan produksi, majamen harus dapat mempertimbangkan rancangan produk (jasa), volume produksi, lokasi dan rancangan kerja.

• • Pengendalian sistem produksi

Berhubungan dengan dua masalah utama yakni, masalah mutu & persediaan.

 

Manajemen pemasaran 

Menurut Philip Kotler, pemasaran merupakan proses sosial & manajerial di mana seseorang atau kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan melalui proses penciptaan dan pertukaran produk dan nilai (uang)

Manajemen pemasaran harus ditangani dengan serius dalam sebuah perusahaan sebab tidak semua produk yang telah/akan dipasarkan laku terjual. Oleh karenanya diperlukan perhatian khusus seperti berikut:

• • Malakukan riset pasar
  • Segmentasi, targeting, dan positioning
  • Kepuasan pelanggan

Manajemen Keuangan 

Merupakan manajeman yang berhubungan dengan  langkah untuk mendapatkan dana yang dibutuhkan serta bagaimana penggunaannya guna mencapai tujuan perusahaan. Hal hal yang berkaitan dengan manajemen keuangan ini diantaranya:

• • Sebagai manajemen sumber dana

Harus dapat memilih sumber dana yang akan digunakan dalam perusahaan, apakah sebaiknya dana yang digunakan berasal dari perusahaan atau dana yang berasal dari luar perusahaan.

• • Manajemen penggunaan dana,

Baik dana yang berasal dari perusahaan maupun luar perusahaan harus dapat digunakan sebaik mungkin. Serta dapat digunakan untuk jangka waktu pendek maupun jangka waktu panjang.

• • Manajemen pengawasan dana,

Dana yang telah digunakan harus dapat diawasi tentang penggunaannya agar sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan (efektif dan efisien). Kesalah terhadap penggunaan dana dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

Manajemen Personalia

Merupakan bagian dari perencanaan, pengorganisasisan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan sumber daya manusia, kompensasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja (PHK) dengan sumber daya manusia guna mencapai sasaran perseorangan.

Hal hal yang berhubungan dengan manajemen personalia

• • Penerimaan pegawai
  • Penilaian pegawai
  • Promosi dan mutasi
  • Motivasi

Manajemen Administrasi

Manajemen yang memiliki tugas memberi perhatian pada layanan dibidang adiminstrasi, penggunaan peralatan yang efektif, dan kemudahan bidang lainnya. Yang perlu diperhatikan sbb:

• Pengadminstrasian kegiatan
• Pemakaian alat-alat perkantoran
• Pemeliharan organisasi

Kesimpulan

Secara singkat  fungsi manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan atau biasa disingkat dengan 5 P.

Lihat juga:

fungsi manajemen, bidang bidang manajemen